Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура, оформление и пример-шаблон

Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение. И, скорее всего, не через обычный почтовый ящик, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.

Но есть проблема: мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека. Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.

Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.

Структура сопроводительного письма

1)  Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!» однозначно не подходит).

Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»

2)  Самопрезентация. Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.

Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».

3)  Презентация услуг. В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.

Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».

4)  Перенаправление на действие. Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.

Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX».

5)  Прощание. Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).

Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».

Что получилось (пример сопроводительного письма)

Здравствуйте, Федот Алишерович!

 

Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.

 

Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок.

 

Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.

 

С уважением, Всеволод Конеброд

Советы по составлению сопроводительного письма

Будьте предметны. Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль – государство в Юго-Западной Азии…»). Пишите только по сути вашего предложения.

Краткость – сестра таланта. Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.

Не употребляйте фразу «коммерческое предложение». Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла.

Всем удач. Всем продаж. Всем доходов!