Лео Бабаута: мои 10 привычек по работе с электронной почтой

Электронная почта может стать превосходным рабочим инструментом, а может превратиться в надоедливый источник прокрастинации, и дело тут только в том, как вы сами будете её использовать.

Было время, когда я объявлял о полном банкротстве электронной почты, а сейчас я проверяю её ежедневно 2−3 раза в день, но это проходит быстро и продуктивно.
 

Я разработал несколько привычек, которые помогают мне работать с почтой очень эффективно и лучше фокусироваться на другой важной работе. И скажу вам честно, наконец-то мой инбокс бывает пустым, и это прекрасное ощущение. Я приведу в этой статье 10 своих привычек. Совсем не значит, что вы должны слепо им следовать, я просто хочу показать свой путь, а на его основе вы, возможно, проложите свой. Итак, вот привычки, которые работают для меня:

Реже заглядывать в почту

Я не держу окошко почты открытым целый день. И заглядываю в неё нечасто. Я пришёл к мысли, что если в моем инбоксе накопится 20−30 писем, то мир не рухнет, в то же время, именно такое количество мне несложно будет быстро обработать. Внимание! Я говорю «обработать», а не «прочитать». Я открываю папку «Входящие», чтобы раскидать сообщения по другим папкам, а не для того, чтобы прочитать их и оставить тут же.

Раскидать по папкам

Я открываю почту и начинаю быстро принимать решения: удалить или архивировать, прочесть и ответить сразу (если это займет не более 2 минут) или архивировать, отправить быстрый ответ и затем архивировать, добавить в мой список дел, чтобы заняться этим позже (пометить звёздочкой и затем архивировать). В любом случае, в инбоксе НИЧЕГО не должно остаться.

Немедленно добавить всё в календарь

Если в письме мне приходит какая-то дата, о которой я должен помнить, я сразу заношу её в календарь. Личная встреча или разговор по Скайпу, тренировка или что-то, о чём я должен вспомнить только через неделю – всё немедленно отправляется в календарь. Сейчас это моя самая лучшая привычка, она доведена до автоматизма, и благодаря ей, я крайне редко про что-то забываю.

Пользоваться горячими клавишами

Я использую Gmail, который предоставляет возможность использования множества клавиатурных сочетаний для работы с почтой. На самом деле мне хватило всего нескольких минут, чтобы выучить их, а потом уже мышечная память запоминает клавиши.

Вот те горячие клавиши, которыми пользуюсь я:

«gi» – вернуться в инбокс;
«e» – архивировать;
# – удалить;
«с» – создать новое сообщение;
«r» – ответить;
«f» – переслать;
«a» – ответить всем;
«gs» – перейти к помеченным;
«Tab + Return» – когда я создаю сообщение, чтобы потом сразу отправить его и заархивировать.

Также я использую настройку, когда после удаления или архивирования письма я автоматически перехожу к следующему, не возвращаясь в инбокс, это позволяет быстро продвигаться по сообщениям.

Писать короткие письма

Мой ответ на письмо составляет обычно 1−3 предложения. Я редко пишу письма длиннее 5 предложений. И для того должна быть веская причина. Если мне действительно нужно написать много, я лучше сделаю это в Google Docs и расшарю нужному человеку. Короткое письмо означает быстрый ответ от получателя, ведь человеку не придётся пробираться сквозь дебри вашего красноречия, чтобы уловить и усвоить ключевую информацию.

Быстро добавлять задачи в todo-лист

Некоторые используют инбокс в качестве списка дел, но он мало приспособлен для этого, и вот почему:

1. Дела, которые нужно выполнить, смешиваются с другими письмами, и потом их сложно выловить из общей массы.

2. Повествование в письме не всегда содержит конкретное руководство к действию, но на основании письма вы можете поставить себе задачу. Когда вы соберётесь её выполнить, вам снова придётся перечитывать письмо, чтобы вспомнить, какую конкретную задачу поставили вы себе после его прочтения.
 

3. Каждый раз, когда вы заглядываете в почту, чтобы выловить очередное дело, вы натыкаетесь на новые сообщения, которые привлекают ваше внимание и отвлекают от основных дел, сбивая рабочий ритм.

Простой и удобный todo-лист – это обычный текстовый документ, куда вы можете добавлять задачи из писем буквально в пару кликов. Да и во время работы такой лист будет более эффективным инструментом, ведь вам не придётся всё время заглядывать в инбокс.

Хранить в инбоксе только непрочитанные сообщения

Это фишка для продвинутых пользователей. Я хакнул мой Gmail-ящик таким образом, что в нём теперь не могут храниться прочитанные сообщения. Это означает, что если я открыл письмо и не кинул его в любую другую папку, то оно просто исчезнет. Это мотивирует меня принять решение о том, как поступить с этим письмом, немедленно, или я просто его потеряю. Благодаря этой специфической настройке в моем инбоксе не копятся открытые сообщения, которые постепенно становятся мусором.

Отложить для прочтения

Частенько мне присылают ссылки на статьи. Их я тут же отправляют в Instapaper, чтобы почитать позже. Вот почему я стараюсь тратить меньше времени на почту, ведь у меня так много интересного для чтения, кроме неё.

Беспощадно фильтровать

Когда в моём ящике появляется письмо, которое я не хотел бы видеть, я расправляюсь с ним немедленно. Не ленюсь отписаться от рассылки или установить фильтр на данного отправителя. И это значительно сокращает поток входящих писем. Я безжалостен в отношении писем, которые засоряют мой инбокс, и правило это применяю даже в отношение людей, которые слишком меня беспокоят.

Закрыть почту по окончании обработки писем

Разобрали сообщения – закройте почту и не открывайте несколько часов до того момента, пока там снова не накопится достаточное количество писем.

Завести для себя некоторые привычки для эффективной работы с почтой – это очень правильно. Вы сразу заметите, насколько спокойней вы стали выполнять более важные дела, избавившись от навязчивой проверки почты каждые 10 минут. Ваша голова освободится для свежих мыслей, как только ваш инбокс освободится от лишних писем. Удачи!

Источник: lifehacker.ru