Семь советов, как не стать рабом электронной почты

Огромное количество людей ежедневно сталкиваются с одной и той же проблемой: электронная почта, созданная для оптимизации и организации рабочих процессов и процессов коммуникации, зачастую превращается в злобного надзирателя, заставляющего вас неотрывно следить за входящими, словно вы работаете на конвейерной ленте.

Стоит вам немного отвлечься, как постоянно накапливающаяся информация быстро превратит аккуратный и чистый почтовый ящик в свалку, разгребать которую будет тем труднее, чем дольше вы не вернётесь к почте.

Сегодня мы предлагаем вам несколько простых советов по управлению процессом взаимодействия с электронной почтой от Джеффа Вейнера, главного исполнительного директора LinkedIn. Этот человек по долгу службы вынужден ежедневно поддерживать контакт с сотнями людей, и у него есть несколько хитростей, позволяющих ему не утонуть в этой лавине информации.

Мой почтовый ящик по сути стал центральным узлом в моих рабочих процессах – с помощью почты я регулярно общаюсь с более чем 4300 сотрудниками, работающими в 26 городах по всему миру. Нельзя сказать, что я всегда был фанатом электронной почты или что у меня не было ситуаций, когда моя работа с почтой напоминала сизифов труд.

Так или иначе, за годы я разработал несколько практических рекомендаций, которые позволили мне перейти от концепции «почта управляет мной» к концепции «я управляю почтой».

1. Хотите получать меньше почты – отправляйте меньше почты

Такой совет кажется до смешного простым, особенно в контексте такой распространённой проблемы, но для себя я считаю это золотым правилом для успешного емейл-менеджмента.

Такое умозаключение пришло ко мне во время работы в предыдущей компании, где два сотрудника, наиболее тесно общающиеся со мной, ушли из компании. Они очень эффективно общались с людьми, много работали и, как выяснилось, отправляли много почты. Пока они работали в компании, объём корреспонденции, приходящей через электронную почту, казался абсолютно нормальным, однако, после их ухода я обнаружил, что трафик в моей почте сократился примерно 20−30%.

Вся эта активность в почте представляла собой не только их письма: там были мои ответы им, а ещё там были письма и ответы всех адресатов, прикреплённых к перепискам. Зачастую эти сообщения не требовали моего обязательного участия в обсуждении.

С того момента я поставил себе чёткое условие – не писать без явной на то необходимости. Результат: меньше почты и больше порядка в ящике без ущерба для рабочей деятельности. С тех пор я стараюсь не отходить от этого правила.

2. Отмечайте отложенные письма как непрочитанные

Пометка письма как непрочитанного в корне изменила то, как я работаю с почтой. Мне достаточно быстро пройтись по входящим письмам, сразу ответить на самые срочные, и удалить ненужные. Те же письма, к которым мне нужно вернуться позже при наличии времени, я отмечаю как непрочитанные. Это избавляет от боязни того, что важное письмо, прочитанное и оставленное без ответа, забудется и будет похоронено в недрах почтового ящика. Этот же подход позволяет реализовать некое подобие ToDo-списка, к которому я должен буду вернуться позже.

Каждый рабочий день я стараюсь завершить с минимальным количеством таких отложенных писем, а в идеале их не должно быть вообще. Если в этот день я не успею вернуться к ним, то начну с них следующее рабочее утро.

3. Установите чёткий график работы с почтой

За последние несколько лет моя жизнь в рабочие дни идёт согласно довольно чёткому графику. Подъём в 05:00−05:30, час на почту, чтение новостей, завтрак, игра с детьми, тренировка, офис, приехать домой, уложить детей спать, ужин с женой, отдых (обычно это просмотр ТВ с попутной чисткой папки входящих во время рекламы и скучных моментов).

Выяснилось, что, придерживаясь такого расписания, я легко управляюсь с почтой, однако стоит хоть чуть-чуть изменить распорядок, как в почтовом ящике начинается хаос.

В данном случае вы не будете чувствовать нарастающее давление от осознания того, что ваш ящик вдруг останется без внимания. Соблюдение графика поможет держать всё под контролем. Это помогало Бенджамину Франклину, поможет и вам.

4. Выражайтесь понятнее

Помните игру в сломанный телефон? Тогда это было довольно забавно, но теперь всё рассматривается в концепции работы и бизнеса, и тут не до игр.

Слова очень важны, и во избежание двусмысленности и неверного трактования их нужно подбирать очень тщательно. Чем более однозначен и ясен для понимания ваш текст, тем меньше вероятность получения второго письма с просьбой пояснить первое.

5. Подумайте о получателях

Зачастую кажется, что поля «Кому» и «Копия» воспринимаются многими как одно и то же. На самом деле с их помощью можно однозначно дать понять, от кого из получателей вы ожидаете ответ, а кому послана копия письма с целью держать его в курсе дел.

На самом деле, не выделить адресатов, от которых требуется ответ, – это быстрейший способ внести панику и неразбериху в переписку. 6 получателей вместо 1 получателя и 5 копий – это 5 лишних возможных ответов, каждый из которых может перерасти в целую отдельную цепочку писем.

6. Подтверждайте получение

Если вас указали в качестве получателя и письмо действительно адресовано вам, то не поленитесь проинформировать отправителя о том, что вы получили письмо. Не нужно много слов, будет достаточно простого «принял» или «получил». Это станет знаком того, что информация получена вами в полном и должном объёме и от отправителя более не требуется отправлять вам ещё что-то по этой же теме.

В случае, если вы не подтвердили получение, отправитель остаётся в полном неведении относительно письма. Быть может, оно затерялось в глубинах вашего ящика? Если это важная информация, то сомнение и волнение вынудят отправителя написать вам ещё одно письмо с просьбой подтвердить получение первого письма, либо спросить ещё кого-то о вашем присутствии на рабочем месте. Вовлекаются лишние люди, отправляются и принимаются лишние письма.

7. Держите эмоции подальше от почты

Электронная почта может быть полезным инструментом, если её использовать правильно. Она же может стать разрушительной силой при неправильном применении. Самый распространённый пример – использование почты для обсуждения спорных, конфликтных и деликатных вопросов.

Меня никогда не перестанет удивлять то, как люди используют в переписке слова и выражения, которые никогда не сказали бы в присутствии той же аудитории.

Если вдруг вы обнаруживаете себя в подобной переписке, то сделайте одну простую вещь – остановитесь. Решить спор или конфликт можно, взяв трубку телефона и позвонив адресату либо лично встретившись с ним. Такие деликатные вещи должны решаться не в текстовой переписке. Текст не передаёт эмоциональную составляющую, интонацию и другие важные вещи, которые могут стать решающими для конструктивного решения вопроса.

Источник: lifehacker.ru