Организуем правильно своё рабочее время

Как часто вы замечали, что опять ничего не успели? Скорее всего, виноват ваш неправильно распланированный рабочий день.

Несколько крайне полезных советов для улучшения качества работы предлагает Тони Шварц (Tony Schwartz) – президент и CEO проекта The Energy Project. Он помогает компаниям и их работникам добиться наибольшей производительности труда, а также является автором книги «Будь отличным во всём».

Почему 25% – 50% людей чувствуют, что перегружены и признают, что просто «сгорают» на работе? Причина не только в количестве рабочих часов, но и в том, что часто приходится делать несколько дел одновременно. Сейчас совершенно потеряно понятие «закончить работать». Этого сейчас просто не существует. Везде, куда бы мы ни шли, работа следует за нами: через цифровые устройства, настойчивые и навязчивые.

Признайтесь, вы отвечаете по электронной почте во время конференц-связи или даже разговора тет-а-тет? Вы приносите ноутбук на совещание, а затем делаете вид, что записываете, хотя сами читаете новую колонку? Вы обедаете, параллельно поглядывая в монитор? Вы звоните или, может быть, отправляете письма по работе, когда едете за рулем?

Самая большая плата за такие действия – ваша производительность. Вы разбрасываетесь вниманием: частично участвуете во всем и редко фокусируетесь на чем-то конкретно, не отдаетесь в полной мере одному делу. В частности это происходит потому, что при переходе от главной задачи к другим, вы увеличиваете время на выполнение первой в среднем на 25%. Но самое коварное: постоянно отвлекаясь на другие задачи, вы истощаете свою энергию. И ее остается меньше с каждым часом для последующих свершений.

Намного большего вы достигните, сосредоточившись на одном деле в течение определенного периода, а затем сделать перерыв для восстановления сил. Запомните, самый лучший способ организации работы для достижения результата и сохранения энергии: разделить время на периоды работы и отдыха.

Поощряйте отдых. Хотя бы раз в день стоит сделать перерыв в работе. Займитесь йогой, помедитируйте или устройте совместную прогулку в середине дня. Также можно рассмотреть вопрос о таком типе отдыха, как дневной сон. Конечно, предпочтения в графике и режиме работы у всех индивидуальные.

Но, следуя советам ниже, можно значительно повысить собственную производительность и качество работы:

1. Сделайте самое главное и важное утром. Четко определите время начала и окончания работы – от 60 до 90 минут – и работайте без перерыва. Если возможно, работайте в личном пространстве или в наушниках с тихой музыкой. Сопротивляйтесь каждому вмешательству, зная, что у вас есть время остановки работы над задачей. Чем более сосредоточены вы будете, тем более продуктивной будет работа. Когда вы закончите, следует отдохнуть хотя бы несколько минут.

2. Регулярно занимайтесь планированием дел в долгосрочной перспективе, творчески и стратегически. Если этого не делать, существует вероятность постоянно поддаваться срочным делам в ущерб главному. Для планирования стоит выбрать спокойное и способствующее этому виду деятельности место.

3. Берите реальный и регулярный отпуск. Реальный означает то, что вы действительно не будете работать. Регулярный – это несколько раз в год, во время которого вы можете заниматься делами в другой обстановке.

Единственный принцип лежит в основе всех этих тезисов: нужно быть вовлеченным в работу, сосредоточенным на чем-то конкретным в определенное время. А затем по-настоящему от нее отдыхать. Тогда вы перестанете чувствовать, что живете серыми буднями, а работа вас убивает.

Источник: HBR Blog Network