Шесть советов по эффективной работе с почтой

Электронная почта – один из самых лучших средств коммуникации и, пожалуй, единственный, которым пользуются все пользователи без исключения. Вы можете любить или не любить мессенджеры, использовать Skype или нет, но адрес электронной почты у вас имеется наверняка.

Каждый день мы получаем в свой почтовый ящик не только сообщения от друзей и коллег, но и десятки рекламных писем, уведомлений, да и просто спам.

Чтобы не утонуть в огромном количестве входящих сообщений, очень важно выработать и применять навыки эффективной работы с «электронкой».

Запланируйте время проверки

Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на обработку почты, а количество писем во «Входящих» всё равно не уменьшается, попробуйте более жёстко распланировать время проверки своего «ящика». Обычно мы начинаем проверять почту, находим в письме любопытную ссылку, переходим на сайт, оттуда – на другой… а через полчаса вспоминаем и возвращаемся к разбору писем. В результате время прошло, а дело с места не сдвинулось.

Поэтому постарайтесь выделить для себя определённое ограниченное время для работы с почтой. Частоту и продолжительность этих интервалов каждый может установить для себя самостоятельно – в зависимости от объёмов корреспонденции. Возможно это будет час утром и час в конце рабочего дня, а может быть, вам удобнее заходить в свой почтовый аккаунт каждый час на пять минут. Самое главное – старайтесь строго придерживаться установленного для себя графика и не отвлекаться ни на что постороннее. Сознание того, что ваше время – ограниченно, неминуемо приведёт к увеличению эффективности обработки почтовых поступлений.

Каждое письмо означает действие

Главное правило, которое вы должны применять при разборе почты, – каждое открытое письмо требует от вас какого-либо действия. Если вы его открыли, то ни в коем случае нельзя снова оставлять его во «Входящих». Вы должны либо сразу же ответить на него, либо переслать его тому, кто лучше справится с этим вопросом, либо наметить для себя задачу в Google Task или календаре – в любом случае в результате вашего действия письмо должно быть удалено или перемещено в архив, то есть покинуть папку «Входящие». При соблюдении этого простого правила эта папка рано или поздно очистится.

Фильтры и ярлыки

Если вы ежедневно получаете большое число писем, то их разбор требует от вас большого количества времени и усилий. Почему бы вам не использовать для этого ресурсы почтовой службы, тем более что в большинстве сервисов эта возможность присутствует и отлично реализована?

Речь идёт о настройке фильтров для автоматической обработки почты. Вместо того чтобы вручную кликать по каждому сообщению (а каждый ваш клик – это тоже время и усилия), просто один раз настройте нужные фильтры. Например, все сообщения с адресов ваших родственников автоматически могут попадать в папку «Семья» и отмечаться маркером как важные. Все пресс-релизы – уходить в отдельную папку минуя «Входящие», а уведомления от социальных сетей – сразу лететь в «Корзину».

Таким образом, вы можете распределить сообщения по основным темам и подготовиться к их обработке. У вас не будет больше ситуации, когда мозг при разборе почты переключается с домашних дел на служебные вопросы, потом сразу же на развлекательные рассылки и обратно.

Вариантов создания различных фильтров – огромное количество; и мы уверены, что один раз построив систему автоматической фильтрации, вы сэкономите дни и месяцы своего времени. Кроме этого, с помощью присвоенных ярлыков или распределения по папкам вы легко сможете найти нужные письма в архиве (вы ведь помните, что папка «Входящие» у нас совершенно пуста?).

Не забывайте про поиск

Многие пользователи, особенно начинающие, хранят все свои письма во «Входящих», потому как им кажется, что при архивировании они больше никогда их не найдут. Если вы настроили систему фильтров и ярлыков, как это описано в предыдущем абзаце, то ваш архив уже упорядочен и в нём гораздо легче ориентироваться.

Но не забывайте ещё про строку поиска. Например, в Gmail система поиска писем настолько совершенна, что найти любое письмо не составит никакого труда.

Используйте отметки

Во многих почтовых службах имеется функция пометки сообщений специальными маркерами (в Gmail это звёзды). С их помощью легко выделить необходимые сообщения, требующие вашего внимания, и поместить их в отдельную папку.

В Gmail вы можете сами выбрать набор отметок и довольно гибко ими пользоваться. Таким образом, одного взгляда на содержимое вашего почтового ящика будет достаточно, чтобы выделить письма по степени их важности.

Применяйте клавиатурные сокращения

Использование «горячих» клавиш может настолько ускорить обработку корреспонденции, что стоит потратить несколько часов для их изучения.

Но перед этим загляните в настройки (в Gmail это «Настройки» – «Общие» – «Быстрые клавиши») и убедитесь, что они включены. После этого достаточно просто нажать на клавиатуре знак вопроса, и перед вами появится подсказка со всеми «горячими» клавишами Gmail.

Электронная почта – отличное средство коммуникации; но это не значит, что вы должны уделять ему половину своей жизни.

Максимальная автоматизация всех процессов, быстрые ответы или переадресация сообщений, планирование собственного времени вместе с другими советами из данной статьи позволят вам довольно быстро справляться с любым количеством писем и сохранить больше времени для наиболее приятной деятельности.

Источник: Lifehacker.ru