Закон Паркинсона: сокращаем дедлайны

Идти вперёд и делать больше, чем это кажется возможным, – реально для тех, кому известен первый закон Паркинсона.

Британский историк, журналист и автор Сирил Нортон Паркинсон придумал свой закон ещё в середине XX века.

Впервые он появился в статье издания «Экономист» (The Economist) в 1955 году и позже стал основой для книги «Закон Паркинсона».

Прошло почти 60 лет, но актуальность этого закона о работе не пропадёт никогда, и на его основе вполне можно построить собственную методику продуктивности.

«Работа заполняет время, отпущенное на неё»

Паркинсон имел полное право делать такие утверждения: какое-то время он работал на государственной службе в Британии и видел, как работает механизм бюрократии. Там придерживаются принципа «работать больше, а не лучше».

При разборе же первого закона Паркинсона получается, что если вы даёте себе неделю на задание, которое можно выполнить за два часа, то задание подстроится под ваши запросы и станет сложным, как раз чтобы заполнить неделю, которую вы на него отвели.

Выход: устанавливайте именно то время, за которое можно выполнить задачу, и не больше.

Есть одна идея о законе Паркинсона: если тщательно наблюдать за каждым заданием, то человек будет тратить на него ровно столько времени, сколько отведено; и если, например, на задачу дали одну минуту, оно упростится настолько, что его можно будет сделать за эту минуту. И это действительно так.

Закон Паркинсона работает в негативном аспекте только потому, что люди привыкли давать себе дополнительное время на простые задания. Иногда это делается «на всякий случай», чтобы создать некоторый «буфер» времени, но чаще всего потому, что люди не представляют, сколько займёт то или иное задание. Вы удивитесь, насколько быстро на самом деле можно выполнить задачи, на которые обычно уходит по несколько часов.

Не все это поймут и примут...

Большинство сотрудников, отрицающих неписаное правило «работать больше, а не лучше», знают, что несмотря на высокую эффективность, это не всегда приветствуется в компании. Во всём виновато такое устоявшееся мнение: «Чем дольше делается работа – тем выше качество».

К счастью, сейчас сотрудники могут позволить себе работать быстрее без упреков со стороны начальства. Просто они могут делать работу скорее и заниматься своими делами, а работодатели, приветствующие затянутые дедлайны, вообще не будут знать, чем те занимаются.

Итак, основной принцип вы усвоили – пора перейти к практическому применению. Далее следуют два способа, которые помогут использовать закон Паркинсона в вашей жизни, делать все дела из своего списка быстрее, а остаток рабочего дня просто создавать видимость, что вы сильно заняты.

Кстати, неважно, работаете вы в офисе или дома: покуда идея «работать больше, а не лучше» прочно засела в мозгах, вы можете стать её жертвой, даже если никто не мониторит вашу работу и результаты. Так давайте же от неё избавляться!

Как обогнать часы?

Создайте список дел и назначьте реальное, на ваш взгляд, время на каждое из них. Готово? Теперь сократите каждое время ровно на половину. Далее главное – воспринимать поставленные сроки как реальные дедлайны. Представьте, что это клиенты или начальник установил вам их, – нельзя нарушать.

Можете задействовать чисто человеческие факторы – любовь ко всякого рода соревнованиям и азарт. Играйте с собой на время, выполняйте свои задачи так, как будто играете с соперником, кто быстрее сделает, и забудьте об убеждении, что быстро сделанная работа получается «тяп-ляп».

Это отличный тест на выяснение реальных сроков для дел. Для одних заданий дедлайны окажутся подходящими; другие вы не успеете сделать, как бы ни старались... Но не стоит сразу сдаваться и возвращать для них прежний срок. Попробуйте просто выделить чуть больше времени – итог может оказаться как раз где-то посередине.

Если вы работаете за компьютером, то можете установить себе простенькие программы-таймеры для отслеживания времени на конкретное задание. Это будет полезно – потому что наглядно.

Уничтожайте паразитов продуктивности

У каждого из нас найдутся своеобразные паразиты продуктивности – дела, на которые уходит много времени и которые не приносят результата. Например, проверка e-mail или (не дай бог) какие-нибудь сайты с приколами либо паблики в соцсетях.

Вместо того чтобы по полчаса проверять свою «электронку», выделите на это пять минут. Если вы готовы поставить рекорд – вообще оставьте две минуты. И пока не сделаете все дела из своего списка, даже не думайте о социальных сетях и развлекательных сайтах.

В таких делах-паразитах, отнимающих много времени, только 10% по итогу оказываются полезными, а 90% – пустой тратой ценного ресурса. Например, если вы дизайнер и вам надо почитать специализированные сайты со статьями, то 90% времени вы потратите на переходы по разным ссылкам, которые бесполезны для работы, но просто интересны именно для вас. На это у вас будет отдельное время, а сейчас главное – найти и прочитать именно то, что необходимо.

Выделяя на такие занятия минимум времени, важно определить, что для вас имеет первостепенное значение, а что не имеет вообще никакого. И не думайте, что из-за сокращённого времени вы упустите что-то важное: пять минут сосредоточенности стоят больше, чем полчаса расслабленного пролистывания веб-страниц или чтения всех e-mail-сообщений.

Вы можете экспериментировать с законом Паркинсона в любой сфере жизни – как на работе, так и дома. Найдите свои показатели между «не хватает времени» и «необходимый минимум» и помните: ваша цель – хорошо выполнить работу за минимальное время, а не сделать её «пофиг как», но как можно быстрее...

Источник: Lifehacker.ru