Почему ваши электронные письма никто не читает?

Работа любого менеджера по продажам – это постоянное общение с клиентами и теми, кто потенциально может ими стать.

Причём порядка 80 её процентов занимает переписка по e-mail (электронной почте, если кто-то ещё не знает).

Вам приходится постоянно отправлять письма, читать, комментировать… Или просто сидеть и кусать локти, глядя на счётчик новых писем (почему-то их – ноль): как так, ведь вы вчера разослали всем невероятно выгодное предложение, а в ответ – тишина…
 

Как сделать ваши письма читаемыми? Сейчас обсудим.

Избегайте словосочетания «Доброго времени суток», бесконечного «Вы» с большой буквы и длинных предложений с множеством запятых. Не надо «воды», которую привыкли «лить» в вводной части писем «профессиональные секретари» и офисные менеджеры по продажам. Вы тратите своё время, набирая эти бесполезные «реверансы» и «комплименты»; а потом своё время тратит ещё и получатель письма.

Сделайте подпись в письме максимально информативной. Включите туда свои основные онлайн-данные для контакта. Очень полезно будет добавить ссылку на личный сайт-визитку или профиль в LinkedIn, только предварительно наведите в этих профилях порядок и актуализируйте свои данные и предыдущие/текущие места работы).

Не спешите сразу отправлять сообщение. Сохраните написанное в черновиках, вернитесь к нему через полчаса – и вычитайте повторно всё, что написали, обдумайте ещё раз формулировки и манеру, в которой вы намерены общаться с адресатом. Особенно этот совет касается случаев, когда кому-то надо отправить по электронной почте отказ, критику, набор правок и замечаний, претензию и т. д.

Не пишите «километры текста». Сфокусируйтесь на главной мысли и call-to-action (что конкретно вы хотите от получателя, что он(она) должен(на) сделать, получив ваше письмо: позвонить, ответить, составить список, подтвердить условия и т. п.) Все подробности и уточняющие детали, вопросы и предложения стоит представить не в «теле» письма, а с помощью вложенных файлов (лучше всего использовать текстовые с минимумом картинок в форматах .doc, .docx, .pdf).

Важные письма старайтесь всегда отправлять с утра, а сами отвечайте на сообщения во второй половине дня. Причина проста: если что-то хотите узнать / уточнить / затребовать к выполнению, надо, чтобы это попало в список дел и задач до того, как день перейдёт в фазу «после обеда». Если же вы получили письмо с утра, то надо собрать всю информацию, выяснить, чего вам не хватает для полного ответа, – и уже после обеда вы сможете дать его тому, кто вам написал.

Удачи в интернет-работе!