Фрилансеры «в законе»: к чему готовиться рынку СЭД

Законопроект о дистанционной занятости был принят Госдумой в первом чтении в конце прошлого года. По сути он стал официальным признанием давно свершившегося факта – многие сотрудники уже сегодня трудятся вне офиса. Нововведения коснутся в первую очередь документального оформления такого вида работы, что немыслимо без электронных документов. А это значит, что индустрия СЭД должна оперативно отреагировать на вызов.

По данным исследования MASMI Research Group, выполненного по заказу первого официального интернет-работодателя – компании Workle, практически две трети респондентов (68%) считают дистанционное сотрудничество реальной альтернативой офисной занятости. И только 7% опрошенных уверены, что им не подходит подобная работа. Поэтому внимание законодателей к теме документального оформления таких отношений можно только приветствовать.

Не всякого человека, работающего дистанционно, можно назвать фрилансером. Фрилансеры – это специалисты, которые сами ищут себе работу, причем скорее разовые заказы или какие-либо проекты. А дистанционно на постоянной основе могут работать и штатные сотрудники компаний, например, программисты, юристы, бухгалтеры и т. д.

«Существенная часть населения России устала от работы в офисе, и наше исследование подтверждает этот факт», – считает Владимир Горбунов, генеральный директор компании Workle. Однако дистанционная занятость в качестве альтернативы офисной работе – новое для России явление. «Для потенциальных работников крайне важна стабильность и официальный статус такого трудоустройства. И хотя в Европе и США дистанционная занятость давно находится в рамках закона, России еще предстоит в полном объеме решить такую задачу, – утверждает г-н Горбунов.

По прогнозам компании, в ближайшие 2−3 года дистанционная занятость как тренд наберет значительные обороты, все большее количество россиян начнут покидать „офисные клетки“, отдавая предпочтение онлайн-работе.

Согласно проекту закона, „на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящим кодексом“. Вполне вероятно, что теперь, работая дистанционно, можно будет получать почти такой же соцпакет, как у офисных работников.

Дистанционно – электронно

Без электронных документов не обойтись. Хорошо, что это стали понимать законодатели. Сейчас при дистанционной работе все равно приходится приезжать в офис, чтобы подписать договор, или прибегать к услугам почты. По новому проекту трудовой договор с дистанционными работниками может заключаться в электронном виде. (Надо полагать, и акты о сделанной работе тоже будут электронными).

Конечно, без „ложки дегтя“ не обошлось – „камнем преткновения“ вновь становится электронная подпись. Снова процитируем законопроект: »…используется усиленная квалифицированная электронная подпись в порядке, определяемом федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. Здесь фрилансеры будут в проигрыше, поскольку им пока негде взять усиленную квалифицированную ЭП. Новые электронные паспорта появятся нескоро. Про использование ЭП с портала госуслуг в проекте также не говорится ничего. Никаких публичных сервисов, предоставляющих гражданину повсеместно признаваемую личную ЭП, тоже пока нет. Значит, все заботы по использованию электронной подписи лягут на работодателя. Нужно ли ему это?

Потребность в привлечении фрилансеров чаще всего возникает неожиданно, и не хотелось бы тратить лишнее время на выдачу им ключей и сертификатов, организационно это будет слишком хлопотно. А вот со штатными работниками, которых решат перевести на дистанционную работу, таких проблем возникнуть не должно.

Предупрежден – вооружен

Если зашла речь об электронных документах, то без участия СЭД никак не обойтись. «Развитие ИТ оказало влияние на организацию рабочего процесса. Посредством электронного документооборота работодатель имеет возможность поручать работнику задания, оперативно корректировать результаты его работы и т.д.», – так написано в пояснительной записке к законопроекту.

Здесь много проблем, не очевидных на первый взгляд. Недостаточно декларировать возможность заключения и прекращения трудового договора в электронном виде. Нужно создать полную инфраструктуру обмена юридически значимыми документами между всеми участниками бизнес-процесса. И публичная электронная почта едва ли может претендовать на эту роль. Скорее, за образец стоит брать системы сдачи налоговой отчетности в электронном виде или доставки электронных счетов-фактур.

Вот, например, работодатель отправил дистанционному сотруднику электронный приказ о прекращении трудового договора по Gmail. Работник может сказать, что не получал его, таким образом, он продолжает трудиться, а организация, по его мнению, должна ему деньги.

Приемлемым решением для работодателей может стать подключение фрилансеров в удаленном режиме к корпоративным СЭД – ведь все современные системы имеют веб-клиент. Но для самих фрилансеров это превратится в головную боль: с каждым заказчиком придется общаться посредством его системы и иметь целую коллекцию электронных подписей.

«Сервисы для решения данной задачи, безусловно, имеются в большинстве продвинутых СЭД. Причем СЭД способна не только закрыть формальную сторону отношений между организацией и фрилансером, но и обеспечить удаленное рабочее место фрилансера как участника различных бизнес процессов и среду документированного взаимодействия с сотрудниками организации. Однако в данном вопросе еще очень много неопределенностей и правового, и организационного плана», – уверен Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «Интертраст».

«Работа с фрилансерами – очень позитивный тренд, и это будет способствовать развитию рынка труда. При этом, как всегда, подобные инициативы опережают имеющиеся возможности, например, в части наличия ЭП у каждого фрилансера. Однако, как мне кажется, этот вопрос решаем. Индивидуальную ЭП сегодня может выдать любой удостоверяющий центр. Кроме того, стоит иметь в виду, что придется вносить соответствующие доработки в финансово-учетные системы, особенно в том случае, если договоры будут заключаться дистанционно. А главное – без сервисов межкорпоративного документооборота тоже не обойтись. Но кто будет в этом случае платить за передачу документов? И вообще имеет ли смысл заключать контракт со спецоператорм на мизерные объемы передачи? Вопросов много, и это хорошо. Значит, будем развиваться», – так оценивает ситуацию Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса (направление ECM) компании Terralink.

В целом, как кажется, неплохим вариантом было бы появление облачного сервиса, играющего заодно и роль третьей доверенной стороны, посредством которого фрилансеры и другие дистанционные сотрудники могли бы обмениваться юридически значимыми документами с работодателями. Но пока такого «облака» на горизонте нет.

«Сложности связанные с использованием квалифицированной ЭП не являются особой проблемой. Это решается подключением сервиса СЭД компании к нескольким крупнейшим спецоператорам, при этом собственно затраты на подключение пользователя (составят примерно 2000 руб.) можно возложить на него самого. Для юридически значимого обмена договорными документами этого может оказаться достаточно. Важно, чтобы интеграция СЭД с операторами была бы прозрачной, и обмен документами с фрилансером через посредника в виде специального оператора легко вписывался бы в структуру внутреннего бизнес процесса компании. Для этого СЭД должна поддерживать соответствующие шлюзы и средства настройки, – объясняет Владимир Андреев, президент „Доксвижн“. – Другое дело, что простого обмена файлами может оказаться недостаточно для полноценного подключения удаленного сотрудника к бизнес-процессам, например, для создания разделяемого информационного архива или детального контроля исполнительской дисциплины потребуется подключение сотрудника в СЭД самой организации. Пока универсального механизма для решения этой задачи не существует, каждая СЭД реализует собственные средства удаленной работы. И фрилансеру придется подключаться и обучаться методам работы с конкретной СЭД. Возможно в ближайшем будущем появятся какие-то специализированные облачные сервисы, но это дело неопределенной перспективы.»

Как кажется, разработчикам СЭД/ECM надо готовиться к росту спроса на системы коллективной работы с поддержкой социальных функций, гибких бизнес-процессов, кейс-менеджмента, работающие в облачной инфраструктуре, причем не избежать использования именно публичных «облаков», поскольку частные будут слишком ограничивать возможности кооперации.