Сопроводительное письмо для отклика на вакансию
Сопроводительное письмо для отклика на вакансию
Рассмотрение кандидата начинается с просмотра его резюме и прочтения сопроводительного письма. После этого рекрутером принимается решение о принятии сотрудника на работу, либо отказе или игнорировании отклика. Нетрудно догадаться, что роль сопроводительного письма в таком процессе достаточно велика. В этой статье мы расскажем все, что нужно о нем знать, в результате ее прочтения вы сможете написать действительно хорошее сопроводительное письмо, которое по достоинству оценит любой работодатель.
Содержание статьи:
- Зачем нужно сопроводительное письмо
- Какие требования следует соблюдать при написании
- Структура и содержание сопроводительного письма
- Как написать письмо при смене сферы деятельности
- Ошибки в составлении сопроводительного письма
- Пример хорошего сопроводительного письма
- Заключение и выводы
Зачем нужно сопроводительное письмо
Сопроводительным письмом называют поясняющую записку или письмо, обычно прилагающееся к резюме. В ней соискателя просят рассказать немного о себе, о причинах, почему он хочет работать именно в этой компании, своем опыте или дать другую информацию, которая может заинтересовать работодателя.
Как правило, сопроводительное письмо помогает рекрутеру составить мысленный портрет кандидата, чтобы понимать его цели и мотивы при отправке резюме, как явные, так и скрытые. При написании письма соискатель может случайно «обронить» какое-нибудь слово, которое покажет его истинное отношение к рассматриваемой вакансии.
Кроме того, содержание сопроводительного письма может свидетельствовать о наличии или отсутствии коммуникативных навыков у соискателя, системного мышления, способности выражать свои мысли. А все эти качества в большей или меньшей степени могут быть полезны на многих рабочих позициях.
Хорошее сопроводительное письмо способно дать кандидату весомое преимущество перед кандидатами, которые не отправили сопроводительного письма — его могут позвать на собеседование в первую очередь, а общение с другими «оставить на потом». А такая ситуация уже существенно повышает шансы на трудоустройство.
Какие требования следует соблюдать при написании
Существуют негласные правила хорошего тона, несоблюдение которых может заставить рекрутера удалить ваше резюме из электронной почты, чтобы никогда больше к нему не возвращаться. При написании письма необходимо строго придерживаться каждого из них:
• Адекватный объем. Считается, что средний объем сопроводительного письма — это три небольших абзаца. Соответственно, письмо, в котором значится лишь одно предложение: «Добрый день, хотел бы работать именно в вашей компании!», как и письмо, описывающие ваши достижения на пятидесяти страницах, не будут встречены работодателем положительно. Также не следует игнорировать просьбу работодателя написать сопроводительное письмо в случае, если она есть в тексте вакансии.
• Минимум посторонней информации. Даже если работодатель не указывает, что именно он хочет видеть в сопроводительном письме и просит немного «рассказать о себе», не стоит воспринимать его просьбу слишком буквально. Наличие домашних животных, хобби, увлечения, цвет глаз и прочую личную информацию в сопроводительном письме лучше не обнародовать. Лучше ограничиться исключительно данными, которые тем или иным образом связаны с вашей работой в конкретной компании и опытом вашей работы в целом. Иногда работодатель сам подсказывает, что хочет увидеть в сопроводительном письме и указывает в тексте вакансии следующие фразы:
«Расскажите, почему решили выбрать именно нас».
«Опишите свой релевантный опыт работы в другой компании».
«Какой вы видите работу вашей мечты?»
Если вы видите такую конкретику, обязательно ответьте на вопрос, поставленный работодателем.
• Деловой стиль изложения. Даже на креативных позициях, где ищут кандидата с нестандартным мышлением, правильно будет начать взаимодействие с работодателем письмом, написанным в деловом стиле. Это покажет вашу способность к социальной адаптации и знание основ субординации. Если вы чувствуете, что корпоративная культура компании это позволяет, можно добавить в письмо немного юмора или яркое образное сравнение. Но нужно внимательно следить за тем, чтобы не переборщить с этими дополнительными элементами и не разрушить общий деловой стиль письма.
Структура и содержание сопроводительного письма
Принято считать, что четкой структуры сопроводительного письма не существует, это относительно свободный жанр, позволяющий кандидату высказаться в удобной для него форме. Но в большинстве сопроводительных писем, которые рекрутеры выделяют, как заинтересовавшие их, фигурируют следующие структурные элементы:
1. Приветствие.
«Здравствуйте», «Добрый день». Но, помня о негласных правилах хорошего тона, не пишем фамильярного «Привет», стараемся избегать чрезмерной оригинальности и пошлости, вроде «Доброго времени суток» или «Приветствую». Если вы знаете имя рекрутера, обратитесь к нему по имени.
2. Информация о том, откуда вы узнали о вакансии.
Буквально в паре строк уточните, откуда у вас информация о вакансии, так рекрутеру станет ясно, что вы не рассылаете ваше резюме массово, а настроены на работу именно в этой конкретной компании.
3. Перечисление ваших достижений.
Не стоит дублировать здесь информацию, которая указана в резюме, но вы можете заинтересовать рекрутера кратким рассказом о том, чего вам удалось достичь на данный момент: возможно, вы успешно развили серьезный проект на предыдущем месте работы или запустили новое перспективное направление. Хорошим подспорьем для вас станут цифры и показатели — порой они бывают красноречивее слов.
4. Ответ на вопрос «Почему вам нужна эта работа?».
Здесь важно показать вашу максимальную заинтересованность именно в той позиции, на которую вы претендуете. Чаще всего рекрутер ставит себе цель взять на работу того человека, которому нужна именно эта работа и никакая другая, ваша задача — убедить его в том, что вы тот самый человек. При этом нужно быть максимально конкретным и не превращать свое письмо в художественную прозу. К примеру, вы можете изложить ваш план развития на ближайшие пять лет и обозначить, что данная позиция отлично подходит его реализации. Будьте максимально честны, как правило, рекрутеры отлично понимают людей и чувствуют любую фальшь.
5. Благодарность.
Обязательно поблагодарите рекрутера за уделенное внимание, это подчеркнет, что вы не воспринимаете его работу как должное, а это всегда приятно.
6. Оставьте контакты и поставьте свою подпись.
В конце укажите свою электронную почту и контактный телефон, чтобы рекрутер мог выйти с вами на связь при необходимости. Закончите письмо подписью. «С уважением, (ваше имя и фамилия»).
Как написать письмо при смене сферы деятельности
В написании сопроводительного письма при кардинальной смене деятельности — например, вы всю жизнь работали стилистом, а теперь решили стать журналистом, который пишет о событиях в мире моды — особый упор следует сделать на блоке №4: Ответ на вопрос «Почему вам нужна эта работа?»
Он должен содержать в себе следующие подпункты:
• Причина, почему вы решили изменить сферу деятельности. Коротко и ясно объясните свою мотивацию. Лучше обойтись без жалоб, например, вместо того, чтобы писать, что вы выгорели на предыдущем месте работы, расскажите о том, чем именно вас привлекает новая специальность и почему она кажется вам интереснее предыдущей.
• Знания по новой профессии, которые вы уже получили. Перечислите курсы по теме специальности, которые вы прошли, книги, которые прочли, семинары, которые посетили. Будет полезно все, что связано с темой.
• Ваши личные качества, которые помогут вам быть эффективным в новой специальности. При этом избегайте штампов, вроде «стрессоустойчив», «не боюсь многозадачности», укажите именно те качества, которые действительно вам присущи и которые способны помочь вам справиться с новой работой.
• Информация о том, как навыки, полученные на предыдущем месте работы, могут пригодиться вам на новом. Например, работая стилистом, вы развили в себе чувство стиля, которое поможет вам при работе журналистом, пишущем о модных событиях.
В остальном можно придерживаться стандартной формы сопроводительного письма, описанной выше.
Ошибки в составлении сопроводительного письма
Копирование информации из резюме.
Иногда соискатели не совсем понимают, для чего требуется отправлять сопроводительное письмо и просто дублируют информацию, которая уже содержится в тексте резюме. Но это абсолютно разные вещи, не стоит путать их, подменяя понятия и раздражать этим рекрутера. Резюме служит цели рассказать об опыте соискателя, а сопроводительное письмо — это пояснение и дополнение этого опыта.
Лесть в адрес компании или рекрутера.
Воздержитесь от комплиментов, которые могут быть восприняты работодателем как лесть. Рассматривая кандидата, рекрутер также обращает внимание и на его человеческие качества. Если ему хотя бы на мгновение покажется, что вы лицемерите, это может моментально сыграть против вас.
Попытки вызвать сострадание.
Не пытайтесь разжалобить рекрутера рассказами о том, как долго вы ищете работу или историями о том, что как специалиста вас до сих пор не оценили должным образом. Истории о непризнанных гениях редко вдохновляют рекрутеров, они чаще верят в то, что человек получает именно то, что заслуживает. Так что, по логике hr-специалиста, если вас не брали на работу до этого, логично будет продолжить эту славную традицию и не нанять вас снова.
Лирические отступления.
«Однажды в детстве я вышел на улицу, посмотрел на звездное небо и понял, что хочу стать дизайнером интерьеров».
Подобные лирические отступления в сопроводительных письмах могут только насторожить рекрутера, а в худшем случае — заставят усомниться в вашей адекватности. Ведь это может говорить о том, что вы не воспринимаете всерьез процесс трудоустройства и он видится вам как хороший повод поиграть словами. Именно поэтому в сопроводительном письме лучше придерживаться делового стиля.
Пример хорошего сопроводительного письма
Добрый день, (имя рекрутера)!
Увидел информацию о вашей вакансии на HH.ru, она сразу вызвала интерес. У меня пятилетний стаж работы менеджером по продажам, на предыдущем месте работы, компании (название) мне удалось увеличить доход своего направления на 60% за первые полгода работы.
Хотел бы работать именно с вами, так как вижу, что для меня в вашей компании откроются новые возможности для роста по моей специальности, я смогу получить дополнительный опыт в продажах и выйти на более высокий уровень, возможно, попробовать свои силы на международном рынке.
Благодарю вас за внимание к моему письму, мой телефон для связи (…) и адрес электронной почты (…).
С уважением,
(подпись)».
Заключение и выводы
Сопроводительное письмо нужно для того, чтобы работодатель мог предварительно составить мысленный портрет кандидата. Оно не требует придерживаться строгих законов написания, но в нем есть ряд правил хорошего тона, несоблюдение которых может заставить рекрутера отказаться от кандидата. В сопроводительном письме необходимо соблюдать деловой стиль, писать его нужно в адекватном объеме, не более четырех абзацев и давать только информацию, относящуюся к делу. Следует избегать копирования информации из резюме, лести в адрес рекрутера и лирических отступлений. Обязательно проверьте письмо на грамотность, на нее тоже обращают внимание. При написании сопроводительного письма при смене сферы деятельности необходимо сделать упор на разъяснении, почему вам нужна именно эта новая специальность. В конце письма следует поблагодарить рекрутера за уделенное внимание, оставить свои контактные данные для связи и подпись.
Надеемся, что, после прочтения этой статьи вы с легкостью напишете сопроводительное письмо, которое понравится вашему потенциальному работодателю.
Желаем вам успешного трудоустройства!